Come scrivere una email o lettera formale inglese

Hai fatto di tutto per evitarlo, ma quel fatidico giorno è arrivato anche per te: dovrai scrivere una lettera formale inglese.

Non ti sei mai posto il problema, perché hai sempre pensato che bastasse tradurre in inglese una mail formale già scritta in italiano.

Allora perché ora non hai la più pallida idea di come iniziare?

Se non sei abituato a parlare inglese in un ambiente lavorativo, scrivere una lettera formale inglese può risultare tutt’altro che semplice!

Infatti, ti capiterà sicuramente di avere dubbi su quale sia il saluto oppure l’espressione migliore da usare in un determinato contesto.

Già senti l’ansia che sale? Fai un bel respiro e tranquillizzati!

Se seguirai tutte le nostre dritte su come scrivere una lettera formale in inglese, non dovrai più preoccuparti di nulla!

Tieniti alla larga dagli errori comuni

Come ha affermato Henry Ford, “L’errore ci dona semplicemente l’opportunità di iniziare a diventare più intelligenti.”

Sbagliare infatti è importante per crescere, ma imparare dagli errori degli altri è ancora meglio!

Per questo motivo, quando scriverai la tua lettera formale inglese, tieni bene a mente i classici errori commessi.
Ecco alcune dritte da seguire, per evitare di commetterli anche tu:

1. Utilizza le lettere maiuscole secondo il modello della frase: le lettere maiuscole vanno usate solo all’inizio della frase ( es: Good morning) e non a proprio piacere, per evidenziare le parole principali.
   Per questo motivo, non utilizzarle mai come faresti con il titolo di una lettera o di una email (es: Good Morning).
2. Non inserire le virgole in maniera arbitraria e fuori contesto: quando scrivi una lettera formale inglese devi tener conto che la lingua anglofona è molto meno articolata di quella italiana.
   Perciò devi prediligere i punti alle virgole, creando frasi corte e concise.
3. Quando fai uso di citazioni, inserisci la punteggiatura della frase all’interno delle virgolette e non al di fuori: fai attenzione quando citi, perché questo è un errore estremamente comune (es: “Positive expectations are the mark of the superior personality.”)
4. Evita i giri di parole e di essere ridondante: quando si scrive una lettera formale inglese è necessario essere concisi e diretti.
   Il nostro lettore infatti, avrà sicuramente poco tempo a disposizione per leggere la nostra comunicazione. Per questo motivo, è bene far capire subito l’oggetto in questione ed il motivo per cui stiamo scrivendo.

Quali suggerimenti devi seguire

Oltre alle dritte sopra citate, inerenti agli errori da evitare, ecco altri accorgimenti da seguire durante la stesura di una lettera formale inglese:

• Utilizza le frasi con costruzione completa: ricorda che stai scrivendo un documento formale, perciò verifica che ogni frase abbia sia il soggetto che il verbo
• Evita sempre le contrazioni dei verbi e le abbreviazioni delle parole/ espressioni: queste infatti, sono accettate solo per testi e comunicazioni informali
• Usa le congiunzioni e le parole di transizione, piuttosto che le virgole: è sempre meglio creare un discorso fluido e chiaro, mediante l’uso delle congiunzioni, piuttosto che uno contorto ed articolato, attraverso le virgole.
  Ricordati di usare soprattutto la congiunzione “because”, perché è di forte impatto e focalizza subito l’attenzione del lettore sulle parole seguenti.
• Scrivi secondo una struttura a paragrafi: scomporre il testo in blocchi aiuta a rendere più scorrevole la lettura ed a mettere in risalto le varie tematiche affrontate.
• Segui lo schema ad F: quando si scrive, bisogna sempre tener conto del modo in cui il destinatario leggerà il messaggio.
  Per questo motivo, quando redigi la tua lettera, segui lo schema (di lettura) ad F. Ciò significa che dovrai inserire i contenuti più rilevanti secondo l’andamento della lettera “F”.
  Perciò, in alto andranno le frasi più importanti e così via.
• Inserisci la corretta punteggiatura alla fine di ogni frase: non utilizzare mai il punto esclamativo, ma solo punti normali o interrogativi.
• Concludi il discorso con formule prestabilite e formali: assicurati di mantenere un tono formale anche durante il saluto.
  Ti conviene usare le classiche forme di congedo che troverai, continuando la lettura, elencate più sotto.

Come strutturare una email o lettera formale inglese

Per scrivere una lettera o email formale inglese non basta solo seguire gli accorgimenti sopra elencati.
E’ necessario infatti, avere ben chiaro anche come strutturare la lettera e quali espressioni utilizzare.

Per scrivere una perfetta lettera o email formale inglese quindi, dovrai seguire i seguenti passaggi:

1. Salutare in maniera formale il destinatario della lettera
2. Chiarire subito l’oggetto in questione
3. Scrivere il corpo della lettera in maniera chiara e concisa
4. Concludere il discorso
5. Congedarsi in maniera formale.

1. Salutare in maniera formale il destinatario della lettera

Prima di scrivere una lettera, devi analizzare il destinatario ed il tipo di confidenza che hai con lui.

Solo così potrai scegliere i termini ed i saluti più adatti da utilizzare.
Infatti, esistono diversi gradi di formalità possibili da usare in una comunicazione ufficiale.

2. Chiarire subito l’oggetto in questione

Generalmente, una lettera/ email formale inglese è:

• il primo contatto tra le parti
• la risposta ad un primo approccio avvenuto di persona, via telefono, via email o per corrispondenza.

Ovviamente, le espressioni che si possono usare per iniziare la comunicazione, varieranno in base al tipo di legame preesistente.

Nel caso in cui si tratti di un primo contatto, si potranno utilizzare le seguenti espressioni:

Nel caso in cui invece, l’email o la lettera formale inglese sia una risposta, si potranno usare le seguenti espressioni.

E’ buona norma ringraziare, nel caso in cui si stia rispondendo ad una domanda di un cliente  o comunicando con qualcuno che ci ha risolto un quesito.
Tale pratica metterà subito a suo agio il lettore e ti farà apparire come una persona gentile ed educata.

3. Scrivere il corpo della lettera in maniera chiara e concisa

Indipendentemente dal tema affrontato dalla mail, la scrittura dovrà risultare chiara, fluida e concisa.
E’ necessario infatti, non risultare ripetitivi e prolissi, per non far perdere tempo al nostro lettore.

Secondo infatti la ricerca del McKinsey Global Institute, passiamo circa 13 ore a settimana, ovvero il 28% della settimana lavorativa, a gestire le nostre email e lettere.

Per questo motivo, è necessario essere concisi e specifici e rendere la lettura il più agevole possibile.
E’ sempre meglio quindi dividere il corpo della lettera in vari paragrafi ed usare elenchi e bullet points.

Qui di seguito troverai la lista di alcune espressioni utili da usare in particolari situazioni:

4. Concludere il discorso

La conclusione di una lettera o email, è sicuramente la parte che rimarrà più impressa nella mente del lettore.
Per questo motivo è necessario scriverla con attenzione, mantenendo sempre un tono formale.

E’ in questa sezione che bisogna dimostrare la propria disponibilità ad avere un contatto futuro, ringraziare per le informazioni ottenute ed indicare eventuali documenti allegati.

Ecco le frasi maggiormente usate per tali propositi:

5. Congedarsi in maniera formale

Le ultime due righe della lettera o email in inglese sono destinate al saluto ed alla firma.
Anche in questo caso, il tono utilizzato dovrà essere formale ed in linea con il saluto iniziale ed il mood della lettera.

Esistono molteplici modi per salutare, ognuno però prevede un grado di formalità diverso.
Qui sotto troverai vari esempi di saluti e contesti in cui utilizzarli.

Ora che hai finalmente scritto la tua email o lettera inglese formale, ricordati di rileggerla attentamente prima di inviarla!
Spesso infatti, tra le righe scritte, si annidano: typos, errori grammaticali o di punteggiatura, termini usati in modo improprio.